Olá! Se você é daquelas pessoas que ainda têm dúvidas sobre como elaborar um relatório técnico de qualidade, que demonstre profissionalismo para os seus clientes ou no seu ambiente de trabalho, esse é o assunto deste texto! Inúmeras são as situações na vida profissional em que precisaremos elaborar e redigir um relatório técnico. Dos trabalhos acadêmicos aos diversos estudos de licenciamento ambiental, escrever também faz parte da engenharia.
A primeira recomendação é: o conteúdo e sua apresentação são indissociáveis. Um relatório impecavelmente organizado, porém, sem conteúdo ou com conteúdo fraco, dificilmente será aprovado ou utilizado da forma que deveria ser. Da mesma forma, o conteúdo do seu relatório pode ser o mais atualizado e correto que existe, mas em um documento desleixado e mal organizado vai perder a qualidade e, inclusive, pode ter sua credibilidade questionada. Tanto o conteúdo quanto a formatação são importantes e, nesse texto, estarei abordando algumas dicas, informações e recomendações sobre cada um destes tópicos.
Elaborando um conteúdo de qualidade
A primeira coisa a fazer, antes de começar a escrever o relatório propriamente dito, é montar um check-list dos conteúdos obrigatórios ou dos conteúdos que você julga necessário que estejam presentes no seu documento.
Muitas leis sobre licenciamento ambiental inclusive já apresentam as diretrizes específicas com o conteúdo mínimo que deve constar na elaboração dos estudos ambientais necessários para obtenção de licença, para cada tipo de empreendimento ou atividade. Em síntese, os estudos de impacto ambiental normalmente abordam: a proposição das alternativas tecnológicas e locacionais; as áreas de influência; o diagnóstico ambiental dos meios físico, biótico e socioeconômico; o prognóstico ambiental; a matriz de impactos ambientais; os programas ambientais de mitigação e/ou compensação. Porém, isso pode variar de acordo com a região do empreendimento, com o porte e com o potencial poluidor do mesmo. Então, vale ficar atento à legislação do seu estado.
Check-list montado, agora é hora de organizarmos as informações e criar um roteiro. Pense que as informações devem seguir uma sequência lógica. Mesmo com conteúdo técnico, é importante lembrar que estamos contando uma história com as informações que temos. Minha dica é começar de assuntos mais gerais e que são necessários para situar o leitor (inclusive localização da área) e depois partir para o conteúdo mais específico.
Falando em roteiro, criar um link entre os parágrafos é essencial para facilitar a leitura. Aquele roteiro com sequência lógica que você criou deve ficar claro para o leitor. Para isso, o uso de palavras de conexão como “logo, assim, desta forma, embora, todavia, porém, contudo, no entanto, entretanto, primeiramente, em segundo lugar” é essencial.
Além disso, não é porque foi comentado que o relatório deve contar uma história que eu estou sugerindo que o seu texto tenha enrolação. Textos técnicos devem ser objetivos! O emprego de frases curtas é um grande aliado na escrita objetiva, além de tornar a leitura mais agradável e contínua. Frases extensas, que acabam se tornando parágrafos por causa da quantidade de linhas utilizadas, devem ser evitadas, pois o leitor acaba se perdendo em meio a tantas informações apresentadas.
É importante também, visando a qualidade do seu conteúdo, utilizar informações atualizadas. Faz sentido escrever a caracterização de um município utilizando dados do censo de 40 anos atrás? Esses dados ainda representam a realidade daquele local? Dificilmente… Então não vale a pena apresentá-los.
Apresentando o seu conteúdo
Como eu disse lá no início do texto, nós não vamos criar um check-list, elaborar um roteiro e escrever um texto com qualidade para chegar na finalização do relatório e entregar o documento todo bagunçado. Parece preciosismo, mas a imagem que o seu relatório passa também é importante.
Na apresentação do seu conteúdo, a palavra mais importante é PADRONIZAR. Tenha um padrão de margem, fonte, tamanho de letra, cores, espaçamento, tabelas. Isso passa seriedade sobre o seu trabalho e mostra o cuidado que teve ao elaborar aquele estudo. Lembre-se também de outros detalhes como utilizar espaço entre as unidades de medida e os números, não escrever em primeira pessoa, utilizar palavras técnicas e evitar repetição de palavras.
Para facilitar a leitura, preste atenção ao enumerar as seções e mantenha o mesmo padrão para cada “nível” de títulos. Assim, fica mais claro para o leitor entender quando um tópico está inserido em outro e mostra que você ainda não mudou de assunto.
Utilize gráficos, tabelas e imagens para representar de forma visual o que estiver sendo exposto no texto, principalmente quando o seu conteúdo é composto por muitos números e informações detalhadas. A utilização de recursos gráficos facilita a assimilação e entendimento do conteúdo. Porém, estes recursos devem ter qualidade e um sentido lógico. Não apresente imagens ou tabelas que não tenham relação com o texto. Da mesma forma, os itens apresentados devem ser comentados, pois se estão presentes no texto, é porque você tem algo a dizer sobre eles.
Elimine os erros de português!! É comum cansarmos de ler muitas vezes o mesmo texto e alguns detalhes acabam passando despercebidos. Sempre que tiver a oportunidade, peça para alguém que você confie revisar o seu texto.
Como últimas recomendações: faça uma leitura final do seu documento e confira todas as informações apresentadas (os números principalmente). É sempre possível corrigir os últimos detalhes que encontrarmos. Seguindo essas recomendações de como elaborar um relatório técnico de qualidade, você terá uma grande chance de obter sucesso na aprovação de seus relatórios.
__________ xxx __________
